İşe Giriş Evrakları Neden Önemli?
Her yeni personel için eksiksiz bir özlük dosyası oluşturmak yalnızca iyi bir İK pratiği değil, yasal bir zorunluluktur. 4857 sayılı İş Kanunu m.75, işverene her çalışan için özlük dosyası düzenleme ve bu dosyayı yetkili memur ve mercilere karşı hazır bulundurma yükümlülüğü getirir. Eksik evrak; denetimlerde idari para cezasına, uyuşmazlıklarda ise ispat sorununa dönüşür.
Standart İşe Giriş Evrakları Listesi
Sektöre göre küçük farklar olsa da tipik bir özlük dosyasında şunlar bulunur:
- Nüfus cüzdanı / kimlik kartı fotokopisi
- İkametgah belgesi (e-Devlet üzerinden alınabilir)
- Vesikalık fotoğraf
- Diploma veya öğrenim belgesi fotokopisi
- Sağlık raporu — ağır ve tehlikeli işlerde işyeri hekimi raporu zorunludur
- Adli sicil kaydı
- Askerlik durum belgesi (erkek çalışanlar için)
- Aile durumu bildirimi — vergi istisnaları ve yasal bildirimler için
- Banka hesap (IBAN) bilgisi — ücret ödemeleri için
- İş sözleşmesi — imzalı bir nüshası dosyada kalmalı
- KVKK aydınlatma metni ve gerekli hallerde açık rıza formu
SGK İşe Giriş Bildirgesi Ne Zaman Verilir?
Genel kural olarak sigortalı işe giriş bildirgesi, çalışan işe başlamadan önce SGK'ya verilmelidir. İnşaat, balıkçılık ve tarım işyerlerinde işe başlatılan sigortalılar için bildirge aynı gün içinde verilebilir. Geç bildirim, asgari ücret üzerinden hesaplanan idari para cezalarına yol açar; bu nedenle işe giriş tarihini netleştirmeden bildirim yapılmamalıdır.
Özel Durumlarda Ek Evraklar
- Yabancı uyruklu çalışan: Çalışma izni belgesi olmadan işe başlatılamaz.
- Emekli çalışan: Sosyal güvenlik destek primine (SGDP) tabi çalışma bildirimi yapılır.
- Engelli çalışan: Engelli kadrosunda istihdam için sağlık kurulu raporu gerekir.
- 18 yaş altı çalışan: Veli/vasi muvafakati ve çalışmasına engel olmadığına dair rapor aranır.
Özlük Dosyası Ne Kadar Saklanır?
Özlük dosyasındaki belgeler; iş ilişkisi süresince ve iş ilişkisi sona erdikten sonra da olası uyuşmazlık ve denetimler için saklanmalıdır. SGK mevzuatındaki belgeler için 10 yıllık saklama süresi esas alınır. KVKK gereği, saklama süresi dolan kişisel veriler imha politikanıza uygun şekilde silinmeli veya anonimleştirilmelidir.
Evrak Toplamayı Dijitalleştirin
Kağıt klasörlerle özlük takibi, şube sayısı arttıkça sürdürülemez hale gelir. Nord Shift'in insan kaynakları modülleri ile personel bilgilerini tek panelde tutabilir, hazır İK şablonlarımızla işe giriş sürecini standartlaştırabilirsiniz.
Bu yazı bilgilendirme amaçlıdır; özel durumlar için mali müşavirinize veya çalışma hukuku uzmanınıza danışınız.
Nord Shift'i ücretsiz deneyin
10 personele kadar ücretsiz,
